par Michel Bonnette

QU'EST-CE QUE LE SUIVI?

Une procédure de surveillance systématique d'une situation jugée particulièrement sensible qui est établie de manière à pouvoir en rendre compte. La situation en question ou le sujet ainsi sous observation peut être tangible comme l'est un mur de pierre ou intangible comme le sont des principes, des valeurs, des politiques ou des programmes.

POURQUOI FAIRE LE SUIVI?

• Pour suivre l'évolution d'une telle situation ou les changements qui l'affectent dans le temps, en regard de buts, d'objectifs, de procédures et de normes qui ont été fixés pour les contrôler.
• Pour constater les écarts entre les objectifs fixés et les résultats obtenus et ainsi disposer de l'information pour intervenir rapidement, si nécessaire et au moment opportun.

QUI FAIT LE SUIVI?

L'autorité bien informée qui a la responsabilité de maintenir la situation sous contrôle; habituellement le ou la gestionnaire la ou les personnes directement concernées par la situation.

QUAND FAIRE LE SUIVI?

Certaines situations plus stratégiques que d'autres, comme le niveau d'essence dans une automobile, nécessitent un suivi systématique et continu; d'autres, comme la pression d'air dans les pneus, ne requièrent qu'un suivi périodique ou ad hoc.

COMMENT FAIRE LE SUIVI?

• Il faut, en premier lieu, convenir qu'une situation est à ce point significative, qu'il est opportun d'en faire le suivi;
• En second lieu, il faut fixer les objectifs de comportement de cette situation, c'est-à-dire convenir des résultats que la situation doit produire;
• En troisième lieu, il faut établir les procédures et définir les normes qui régiront le déroulement de l'action;
• En quatrième lieu, il faut identifier quelle est l'information qui permettra de signaler convenablement tout changement significatif de l'état de la situation ou tout écart entre les objectifs fixés et les résultats obtenus dans le déroulement de l'action.

Dès lors, il est possible de choisir des indicateurs qui soient capables de rendre compte de tels changements. La fréquence à laquelle les indicateurs doivent être observés et la précision des informations qu'ils doivent transmettre seront déterminées en fonction de leur capacité à révéler des changements stratégiques de l'état de la situation sous observation. On établira les marges acceptables entre les objectifs fixés et les résultats obtenus. On choisira les moyens appropriés pour recueillir les données pertinentes. Finalement, on établira une méthode pour traiter ces données et leur permettre de rendre compte aussi fidèlement que possible de l'état de la situation sous observation ou de l'importance des changements survenus durant le déroulement de l'action.

COMMENT FAIRE RAPPORT?

Il y a plusieurs façons de faire rapport. Règle générale, le compte-rendu ou reportage d'une opération de suivi doit identifier et souligner très distinctement et très précisément les changements qui surviennent ou qui sont survenus au cours d'une période déterminée dans le déroulement d'une action et qui ont un impact significatif sur l'état de la situation sous observation. Le reportage permet non seulement au gestionnaire de prendre les mesures appropriées, lorsque requis, pour rétablir une situation déviante mais aussi de tracer le portrait d'une telle situation et de le communiquer à un auditoire intéressé d'une manière structurée et convaincante.